PRIVACY VERKLARING AVG O.S.V. DE LAMANTIJN

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU).

De ledenadministratie O.S.V. de Lamantijn verwerkt persoonsgegevens van de leden en heeft naar aanleiding van de AVG-wetgeving haar privacy beleid aangepast. In deze privacyverklaring informeren wij u graag welke gegevens wij verwerken en waarom. Bestuur O.S.V. de Lamantijn is de verantwoordelijke met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Lees deze informatie aandachtig door zodat u begrijpt hoe wij uw gegevens verwerken en wat uw rechten daarbij zijn.

Wat voor soort informatie gebruikt Ledenadministratie O.S.V. de Lamantijn?

De informatie die u ons geeft. We verwerken de gegevens die we via ons Ledeninschrijfformulier van u ontvangen of wanneer leden terugkoppeling geven aan de Ledenadministratie Lamantijn i.v.m. wijzigingen naar aanleiding van bijvoorbeeld een verhuizing, een telefoon of e-mailadres wijziging of opzegging lidmaatschap.

Leden die lid zijn van de N.O.B. (Nederlandse Onderwatersport Bond) worden met de informatie van ons ledeninschrijfformulier ingeschreven bij de N.O.B. Hiermee deelt de N.O.B. de persoonsgegevens die bij inschrijving zijn verstrekt. Het gaat hierbij om de volgende informatie:

De volgende gegevens worden door O.S.V. de Lamantijn en N.O.B. verwerkt:

  • Naam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Adres
  • (Mobiel) telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Naam, telefoonnr. voor noodgevallen (ICE)
  • Lidmaatschapsnummer betrokkende
  • Lidmaatschapsnummer vereniging
  • Land
  • Provincie

NAAWTE-informatie. De Naam, Achternaam, Adres, Woonplaats, Telefoonnummer en E-mailadres informatie is voor de vereniging de communicatieinformatie welke gebruikt wordt om leden te contacten; om hun informatie te verstrekken over bijvoorbeeld clubactiviteiten of mededelingen vanuit het bestuur.

Profiel informatie.

  • Rekeningnummer. Om het mogelijk te maken de lidmaatschap contributie te incasseren wordt uw rekeningnummer gevraagd. De rekeningadministratie wordt beheerd door de Penningmeester. Met ondertekening van het O.S.V. de Lamantijn inschrijfformulier geeft u toestemming om de lidmaatschap contributie rond 15 februari automatisch van uw bankrekening af te schrijven.
  • Brevetstatus. Daarnaast wordt bijgehouden wat uw hoogste brevetstatus is. Hiermee managed afdeling Opleidingen de opleidingen naar een hoger brevet en is er inzicht over de duikvaardigheid van leden; nodig voor koppelen van de buddyparen tijdens de duiken in het buitenwater. Van N.O.B. leden is de brevetstatus ook bekend bij N.O.B.
  • Vrijwilligersstatus. Indien een lid vrijwilligersactiviteiten verricht binnen het bestuur: voorzitter, penningmeester, secretariaat, evenementen, materiaalbeheer, ledenadministratie, opleidingen (instructeur, zwembadtraining) dan wordt hun vrijwilligersrol beschreven om hiermee overzichten inzicht te houden wie wat doet of waarvoor verantwoordelijk is.
  • Binnen de N.O.B. is vastgelegd welke leden een bestuursfunctie hebben: Voorzitter, Secretaris, Penningmeester en Ledenadministrateur.
  • Geboortedatum/behaalde zwembaddiploma’s. Informatie die nodig is om een nieuw lid goed te kunnen inschalen bij het opzetten van de duikkopleidingen en de begeleiding tijdens de buitenduiken.

Andere informatie.__ Het logboeknummer indien een lid eerder lid is geweest van een andere duikvereniging of het logboeknummer wat wordt doorgegeven vanuit N.O.B. bij een nieuwe inschrijving.

Met welk doel gebruikt O.S.V. de Lamantijn uw informatie

De informatie wordt gebruikt om

  • Leden te kunnen contacten; hun informatie te verstrekken via de e-mail.
  • De opleidingen te ondersteunen inzicht te hebben in de huidige brevetering van de leden.
  • Afdeling materialen te ondersteunen om te zorgen voor voldoende duikmateriaal capaciteit om de nieuwe leden gelegenheid te bieden om met persluchtapparatuur van de vereniging in het zwembad of in het buitenwater te kunnen duiken met een gekwalificeerde instructeur of begeleider met het hiervoor benodigde duikbrevet.
  • In geval van calamiteiten, duikongevallen, familie te kunnen contacten.

Wanneer wordt informatie aan derden verstrekt?

Nooit. Met uitzondering van de N.O.B. waarmee een verwerkingsovereenkomst is afgesloten. De informatie blijft onder beheer van de ledenadministrateur. Er is een keer per jaar een controle van de ledenadministratie met de Penningmeester. Daarnaast wordt er een keer per jaar een overzichtje met het aantal leden binnen de vereniging gepresenteerd tijdens de Algemene Leden Vergadering die 1x per jaar in Maart wordt gehouden.

Hoe beveiligen we uw informatie en hoe lang bewaren we de informatie?

We nemen beveiliging van uw gegevens serieus en hebben beveiligingsprocedures en technische beperkingen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, vernietiging of wijziging. We bewaren uw persoonsgegevens voor zo lang deze nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of gebruikt worden, tenzij een langere bewaartermijn vereist of toegestaan is volgens de wet. Na opzegging van lidmaatschap O.S.V de Lamantijn, na het verlopen van de wettelijke bewaartermijn persoonsgegevens van 2 jaar, zullen wij uw informatie verwijderen.

Hoe kunt u uw informatie beheren?

U kunt de informatie die aan uw Account is gekoppeld, opvragen bij de Ledenadministratie: henk.vd.eng@gmail.com Onder de AVG gelden de volgende rechten:

  • Recht op inzage wat betekent dat mensen recht hebben op inzage in hun persoonsgegevens. Dat houdt in dat zij een organisatie mogen vragen of deze persoonsgegevens van hen heeft vastgelegd en zo ja, welke. Zij hoeven geen reden te geven voor een inzage verzoek.
  • Recht op rectificatie en aanvulling waarbij mensen het recht hebben om correctie van hun persoonsgegevens te vragen. Dat houdt in dat zij een organisatie mogen vragen hun persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.
  • Recht op vergetelheid wat betekent dat de vereniging iemands persoonsgegevens moet wissen als diegene daarom vraagt.
  • Recht op dataportabiliteit wat betekent dat leden al hun persoonsgegevens moeten kunnen ontvangen. En wel op zo’n manier dat ze met die data gemakkelijk naar een andere vereniging kunnen overstappen.
  • Recht op verzet waarbij mensen het recht hebben aan een organisatie te vragen hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Het is ten eerste van toepassing als een organisatie persoonsgegevens gebruikt voor marketingdoeleinden. Ten tweede kan iemand ook om bijzondere persoonlijke redenen van het recht van verzet gebruikmaken.

Wat moet u doen in het geval van privacy schending?

Als u denkt dat we uw rechten hebben geschonden, verzoeken wij u vriendelijk om ons hiervan op de hoogte te stellen door een e-mail te sturen naar het secretariaat: fritswijnands@gmail.com Dit stelt ons in staat om de situatie zo snel mogelijk te onderzoeken.

Kan dit privacybeleid worden gewijzigd?

Het Bestuur is te allen tijde gerechtigd dit Privacybeleid te wijzigen of aan te vullen door een gewijzigd Privacybeleid te publiceren. Het meest actuele Privacybeleid is te vinden bij het secretariaat.

Contact

Als u vragen heeft over ons Privacybeleid, kunt u op elk moment contact met ons opnemen met de Ledenadministratie via de volgende contactgegevens:

  • Ledenadministratie: henk.vd.eng@gmail.com
  • Ledenadministratie: corkrom@hotmail.com
  • Secretariaat: fritswijnands@gmail.com

Met vriendelijke groet,

Henk van der Eng, Ledenadministratie O.S.V. de Lamantijn